I-9, проверки ICE и иммиграционная защита работодателей

Определите этап перед принятием корректирующих действий

Профилактический обзор дает работодателю возможность понять его реальную практику, выявить повторяющиеся проблемы, внести законные перспективные улучшения и создать дисциплинированный процесс исправления и обучения. Цель состоит не в том, чтобы создать идеальный исторический файл или стереть уже имевшие место нарушения.

После того, как правительство выдает Уведомление об инспекции, повестку в суд, требование, предупреждение, документ о взимании платы или другое сообщение о принудительном исполнении, правовая позиция меняется. Сохранение, сфера действия, крайний срок, метод производства, связь, привилегии, исправления, проблемы сотрудников и непрерывность бизнеса должны рассматриваться как контролируемый ответ.

Профилактический внутренний обзор I-9

Профилактический обзор должен проверять фактическую систему работодателя, а не формы обзора в изоляции. Это включает в себя, кто заполняет каждый раздел, как обрабатываются документы, удостоверяющие личность и документы, подтверждающие трудоустройство, где хранятся формы и копии, когда срабатывает проверка, как вносятся исправления, кто отвечает на вопросы, как работают удаленные или электронные процессы и когда записи уничтожаются в соответствии с правилами хранения.

В обзоре следует проводить различие между отдельными клерикальными ошибками и системной практикой. Повторяющиеся даты, отсутствие подписей, неправильная проверка, непоследовательная копия документов, чрезмерная документация, предпочтения в отношении гражданства, децентрализованное хранение и незадокументированные исправления могут указывать на более крупные проблемы с обучением или процессом.

• Наем и погрузка рабочего процесса
• Сроки завершения и ответственность
• Экспертиза документов и практика копирования
• Протокол исправления и контрольный след
• Процедуры проверки и повторного найма
• Хранение, доступ, безопасность и удержание
• Целостность электронных систем
• Процедуры подготовки кадров и эскалации
• Антидискриминационные гарантии

Поправки должны быть прозрачными, датированными и относимыми

Работодатель не должен делать резервную копию исправления, скрывать, кто его сделал, заменять оригинальную запись без сохранения аудиторского следа или просить сотрудника подтвердить информацию, которую работник не предоставил. Метод исправления зависит от формы, ошибки, электронной системы, сроков и того, началось ли действие правительства.

Коррекция может улучшить точную запись и продемонстрировать дисциплинированный процесс.Неосторожное исправление может создать доказательства изменения, несогласованных дат, злоупотребления документами или попытки пост-уведомления восстановить файл.

Уведомление об инспекции и производстве документов

Работодатель должен сохранить уведомление, служебную информацию, конверт, вложения, сообщения, запрошенные записи и крайний срок.Запрос может выходить за пределы форм I-9 для оплаты труда, реестров сотрудников, бизнес-записей, лицензий, политик, корпоративных документов или других материалов в зависимости от расследования.

Контролируемый ответ определяет область применения, собирает записи без их изменения, организует производство, сохраняет метаданные и электронные записи, где это уместно, документы, оспариваемые или отсутствующие, и ограничивает неофициальные объяснения, которые позже могут рассматриваться как допуски.

Гражданские санкции и административные меры реагирования

Обзор правительства может привести к уведомлениям, выявляющим технические или существенные нарушения, подозрения в несанкционированной занятости, вопросы предупреждения, обсуждения урегулирования, гражданские денежные штрафы или административные судебные разбирательства.Ответ работодателя зависит от утверждений, доказательств, истории исправлений, добросовестных фактов, рабочей силы, размера бизнеса, предшествующей истории и действующего законодательства.

Анализ должен отделять нарушения формы от утверждений, связанных с сознательным наймом или продолжением найма несанкционированных работников, мошенничеством с документами, дискриминацией, возмездием или другим поведением. Могут применяться различные учреждения и правовые стандарты.

ICE Реакция на правоприменение на рабочем месте

Событие на рабочем месте может повлиять на операции, управление, человеческие ресурсы, начисление заработной платы, безопасность, связь, отдельных сотрудников и непрерывность бизнеса. Работодатель должен иметь структуру реагирования, которая определяет, кто получает правительственные документы, кто общается с агентами, кто связывается с адвокатом, как хранятся записи, как обращаются с сотрудниками и посетителями, и как бизнес продолжается безопасно и законно.

Правовые интересы работодателя не являются автоматически идентичными иммиграционным интересам отдельных работников.Первоочередные решения, конфликты, отдельное представительство, внутреннее расследование, публичные заявления, сообщения сотрудников и решения о занятости должны быть рассмотрены до принятия мер.

Соблюдение I-9 включает недискриминацию

Работодатель не должен требовать дополнительные или конкретные документы на основании акцента, гражданства, национального происхождения или предполагаемого статуса; отвергать действительные документы; повторно проверять лиц, которым это не требуется; или применять внутреннюю проверку только к определенной группе без законного основания.

Форма, список приемлемых документов, политика копирования, E-Verify, повторная проверка и исправления должны применяться последовательно.

Федеральная служба работодателей по всей территории США

Форма I-9 и федеральные вопросы по обеспечению соблюдения рабочих мест возникают в соответствии с федеральным законом. Steel & Associates, A Professional Law Corporation может консультировать принятых работодателей по всей территории Соединенных Штатов, с учетом фактов, форума, сферы охвата, конфликтов и письменного участия. Офис фирмы Gretna не ограничивает практику работодателя Луизианой.

Что подготовить для первичной оценки работодателя

До передачи полного архива фирме следует определить размер и структуру записи и использовать подтвержденный безопасный способ обмена.

• уведомление, повестка, ордер, конверт и точная хронология вручения
• число действующих и бывших работников, площадок, юридических лиц и кадровых систем
• письменные правила I-9, хранения, копирования, E-Verify и повторной проверки
• образцы бумажных и электронных форм, журналы изменений и данные поставщика
• предыдущие аудиты, исправления, государственные запросы, штрафы и обучение
• перечень лиц, имеющих доступ к документам и право говорить от имени организации